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やはり書類は溜めずに、即判断するに限る!

こんばんは。
今日は友人のお宅の訪問サポートに行ってきました!
今日のブログは、そこでの気づきをシェアさせていただきます。

さて今日のテーマです↓

《本日のテーマ》やはり書類は溜めずに、即判断するに限る!

目次

本日のお片付けサポートの様子

友人のお家は、少し前にご新築に移られ、ステキなお家です。
今日は、荒れがちなパントリーのお片づけの助っ人に行ってきました。

普段から忙しく、ここ最近もとても忙しかったそうで
書類がやや溜まっておりました。

ビフォーアフターはまた、改めてご紹介するとして
その書類ですが、今日感じたことは
やはり溜まってしまうと後が大変ということです。
それは友人ご本人もおっしゃられていました。

今日は、パントリー全般の作業でしたので、仕分けをするのに
判断が必ず必要な書類は友人が、
その間に私は、他のモノの整理収納を担当しました。

二人で休憩なしに頑張ったと思います。

これ、ひとりでだとなかなかつらい作業で
途中でやめてしまいたくなりますよね。
でも、一緒にがんばりました~

棄権したくなっても、後ろからメガホン持って
追いかけてますので、友人も頑張れたと思います。
そう、私の役目はコレだと思っています。
(ちなみにオンラインサポートでもこれは可能です)

溜まる書類のどこが要因であったのか

書類が溜まるのはどうしてだと思いますか?

性格や癖のせい?家族が散らかすから?

それも多少は、あるのかもしれませんが、一番の要因は

紙の動線(流れ)ができていないからなのです。

紙の動線ができていないので、
その辺に置いてしまったり、とりあえず
ここに挟んでおこうと、本の間に挟んで
時間が経ってから、どこへやったのか忘れてしまい
探しても出てこない、どうしよう。焦るイライラ落ち込み
などにつながっていくのですね。

友人のお家はどうだったかというと

以前にも作業させていただいた時にも
書類をこの引出しに入れようと仕組みを決め、導入しました。
今日お邪魔したとき、その仕組みは多少は
使っていたけれど、あまり使っていない…
という状態でした。

そして、後で確認しようとカゴに置かれた書類が
3つカゴくらいありました。
何が厄介なのかというと、この山になってしまった
書類を後で仕分けする方が、
大変な労力と、時間がかかるということです。

まず、”ちょっと死にかけていた”←
書類を入れるために導入した引出しの
使い道の定義をきちんと決めなおし、
(今の使い道にシフトチェンジ)

そして、書類が溜まらないように、
廃棄の場所まで、位置決めをし一緒に
使い勝手をシュミレーション。
私と一緒に動線の流れを確認してから
作業スタートします。。

書類の山のカゴ3つ分と向き合ってくださり、スッキリ片付きました♩

溜めないようにするには

書類が散らからないようにするためには、
以下の5つを心がけましょう。

  • 不要な書類を持ち込まない
  • 使用済みの書類、不要な書類は即廃棄
  • 保管するかどうか悩むモノ、今処理できないモノは一時BOXカゴにいれる
  • 保管する書類の置き場所(定位置)の決定
  • 溢れないように気を付ける容量の管理

不要な書類を持ち込まない

外出先で何気なくもらってくるパンフレットや
広告など、本当に必要ですか?
見たいからもらってきても、パラパラとめくって
もう用が済んだなら、すぐに廃棄するようにしましょう。

なんとなくで置いておく
なんとなくまた読むからその辺に置いておく

このなんとなくがとても厄介なのです。

重要な書類、「これは保管しておかなければ!」
と目的が決まっているモノ

「これは、もういらないから捨てる」というような不要だと
はっきりしているモノはすぐに捨てる行動につながります。

使用済みの書類、不要な書類は即廃棄

タイトル通りの使用済み、閲覧済みの書類、付属している封筒や、例文の書類、DMなどのチラシ
医療明細書(不要な分)、買い物レシート、クーポン券など

今必要ないと判断したものは、即捨てていくようにしましょう。


ここも、なんとなくで置いておくと溜まる原因となります。

保管するかどうか悩むモノ、今処理できないモノは一時BOXカゴにいれる

とはいえ
今は忙しくて判断できない。
家族に確認してから出ないとわからない。
他にも、期限があるからいったん仮置きしておく

など様々な理由で、保留にする書類もあるかと思います。

その場合は、あちらこちらの場所に置いてしまうのではなく
かならず一つのカゴに決めてそこに保管するようにしましょう。
探し物や無くしものを防いでくれます。

保管する書類の置き場所(定位置)の決定

書類の中で家に残すと決めたモノは必ず置き場所を決めましょう。

ここが決まっていないと

「どこにいれておこう?」「どこに片付けたかな?」

と、いう事態を引き起こします。

保管すると決めた書類に関しては、同じグループごとに分類し
いつでも取り出しやすいように工夫して、定位置を決めましょう。

溢れないように気を付ける容量の管理

そして、最後に維持管理につながっていきますが、
書類を収納しても、その時から時間は流れ、今にシフトしていきます。

保管している書類も、もしかしたら期限が過ぎたら
不要になるモノもでてくることもあるでしょう。
家電のメーカー保証書なんかはとてもいい例ですよね。

例えば、引き出しや、ファイルボックスに保管書類の定位置を決めた場合でも
かならず日頃から、何かのタイミングを見つけながら、中身の見直しを行いましょう。

引き出しやボックスなどに入りきらなくなった時が見直しのサインです。

同じプリントが2枚はいっているかもしれません。
一緒に入っている封筒は、もういらないかもしれません。
取扱説明書だけが保管されてて、家電自体はもう手放して存在しない場合もよくあります。

新しく家電を購入して、取説が増えたとき、新学期に学校の書類が新たに更新されていくとき
普段から、生活の変化に合わせて、見直していく習慣を意識していきましょう!

整理する時の労力を覚えておこう

今回、友人は苦手な書類整理を頑張りました。
そのしんどかった思いが
「これからは書類をためないようにしなくちゃ」と意識するという
ことにつながっていくと思います。

普段からピリピリする必要は全くなくて
「タイミングでこのついでにやっておこう」とか
「最近引出しに入りきらなくなってきたな」と感じたときに
意識していると、サッと見直す習慣が身についていきます。

そして、この書類に関する散らからない為の工夫をまとめたモノが
私の公式ラインにご登録いただくと、動画で見ることができます♩
気になる方はぜひご登録ください♪

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一人で仕分けが大変な時は、お手伝いいたしますよ♩
今日も最後までお読みくださりありがとうございました。
ではまた~

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